RFID技术 RFID应用,档案管理
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浅析RFID技术在高校档案管理中的应用

RFID技术通过射频信号自动识别目标对象并自动获取目标对象的相关信息与数据,可以极大地简化档案编目、查阅、管理等流程的复杂度,切实保障高校档案管理的准确性,提升高校档案管理的工作效率与信息化水平。

RFID技术;高校;档案管理

高校是青年人才成长的摇篮与园地,承担着培养各行各业需要的知识型与技术型兼备人才的重任,不断地为我国社会主义核心价值体系输送高思想觉悟、高综合素养的建设者与开拓者。高校档案管理作为学校发展与学生成才的见证者,通过对历年来的教育教学、基础建设、审计监察、党政党务、院校建设、课题研究、学生学籍管理等重大历史事件的记载,以实现高校最基本的职能活动的真实记录,不仅是用于评价高校综合教学与办学水平的门户与窗口,更是高校从事教育教学活动与教研工作时必不可少的珍贵资料,对深化学校内部体制改革、优化教师队伍、提高高校的办学水平与科研水平具有重要的参考意义。传统的高校档案管理工作主要依靠大量的档案管理人员手工操作,由于工作量异常庞大,且工作效率低下,手工操作的档案会或多或少存在一定的偏差,导致高校档案管理的完整性与高效性难以得到很好的保障。近年来,随着各大高校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的迅猛发展,高校档案馆工作的信息化建设已经成为高校改革力度深化的重要内容,区别于传统档案管理模式,高校借助强大的计算机存储能力与计算能力实现档案信息的高效录入与大容量存储,为海量档案中的数据查询检索提供快速便捷的信息化手段,优化了档案管理模式,提高了档案管理的数字化水平。因此,作为衡量现代高校管理工作水平高低的重要标准之一,高校档案管理的信息化建设是新时期高校管理工作中不可缺少的重要内容。

一、传统高校档案管理模式中存在的问题

近年来,随着高校管理规模与办学规模的日渐扩张,高校档案馆所收录的档案数量逐渐增多,所涉及的档案类型也呈现多样化,依旧沿用传统的高校档案管理模式将导致高校档案管理工作无法达到预期目标。

(一)档案编目流程复杂、效率低下

高校档案编目是指对档案馆中的档案进行著录、标引、组织、目录制作等操作,以实现对高校档案的分类整理,为后续档案调阅提供便捷途径。传统的高校档案管理模式中档案编目流程复杂烦琐,首先,需要对档案本身进行相关处理,如杀毒、排序、去装订等,为档案入库做好准备工作;其次,对档案的内容进行详细翻阅,根据档案内容对案卷进行初步分类,并针对不同分类进行分类标引与主题标引,然后根据著录标引所形成的条目逐个进行编排,形成不同专题下的档案目录,如人名目录、校史目录、科研项目目录等;再次,手工撰写档案封面或档案盒信息,将档案目录手工誊写到档案盒中;最后,将去装订后的档案文件放置到檔案盒中存档。整个编目过程不仅会占用大量的人力、物力、财力,而且编目时过多的人工参与会导致处理过程中或多或少存在一些失误。

(二)档案查询调阅时耗长

档案编目类似于索引,档案管理人员需要根据所要查询的档案类型找到存放该类型档案的档案架,然后在档案架的每一格中逐个查找相匹配的档案编目信息,这种档案查询模式可以在一定程度上减少档案查询调阅的时间损耗,但是由于高校所累积的档案数量巨大,即使可以借助档案编目节省部分时间,其查询过程也依旧漫长,而且若是档案在存取过程中未能严格按照编目信息有序地存放到指定档案架中,则整个档案查阅过程无异于大海捞针,需要以全文索引的模式在所有档案中查询。

(三)档案管理安全性不足

传统的档案管理存储形式多为纸质材料、相片、具体物件等,这些材料在长时间作用下不易保存,随着时间的流逝,纸质材料容易被虫蛀,相片容易模糊,严重影响档案存储的质量,导致档案管理的安全保障力度存在局限性。此外,某些体型较小的档案可能在高校搬迁、档案室打扫的过程中丢失,给档案保存的完整性带来一定的威胁。

二、RFID技术概述

RFID技术,又称为电子标签或射频识别技术,是一种非接触式的自动识别技术。RFID技术的工作原理是通过射频信号自动识别目标对象并自动获取目标对象的相关信息与数据,整个信号发送与识别过程全程自动化,没有人工参与。RFID的主要构成可分为电子标签、阅读器以及天线三大部分。电子标签是由耦合元件以及芯片组成,用于对目标对象进行唯一电子编码;阅读器用于读取目标地物表面电子标签中存储的信息;天线则用于在电子标签与阅读器之间传递射频信号。与条形扫描工作流程类似,RFID所使用的阅读器为RFID专用阅读器,所使用的标识码内嵌于电子标签的芯片中。RFID技术的工作流程为在目标对象的表面或内部附加上一个电子标签,电子标签中存储着能够唯一标识该目标对象的电子信息,一旦目标对象靠近阅读器使得电子标签进入到阅读器的适度区域时,阅读器就会在不接触目标对象的前提下向电子标签发送射频信号,驱动电子标签中的电路激发感应电流,通过所获得的能量发送出存储在电子标签芯片中的目标对象信息,实现电子标签中对象信息的自动化获取。阅读器在获取到电子标签信息后会采用解读模块对其进行解码,然后通过天线将电子标签内的信息按照一定规则传输给后台计算机处理系统或者电控系统,从而实现目标对象信息的自动识别与信息收集功能。

三、RFID技术在高校档案管理中的应用场景与优势

档案数字化是高校档案管理工作信息化建设的重要内容,RFID技术作为一种非接触性信息传递与图像识别技术,在高校档案数字化方面具有广阔的应用前景与应用优势。

(一)RFID技术在高校档案管理中的优势

1.非接触式数据采集。RFID技术是一种非接触式信息获取技术,档案管理员无需打开档案盒查阅档案信息,只需在阅读器前划过档案盒,档案盒中的RFID电子标签就会自动将档案相关信息如档案名称、档案页数、档案分类编号等均显示在系统屏幕端,提高了档案管理者管理档案的自动化水平与动态性。

2.高性能处理。借助RFID技术强大的扫描、读取、处理能力,能够实现从多个电子标签中获取档案信息、传输档案信息的功能,大大提高档案管理的工作效率。

3.电子标签体积小、可重复利用。RFID标签的存储空间较传统的条形码等介质相比有较大的提升,且RFID标签允许重复利用,降低了标签使用成本。

4.电子标签安全系数高。电子标签中存储的数据设置有密码保护功能,标签中的数据能够唯一标识目标对象而不会发生1:n的现象,因此,电子标签中的识别码无法伪造与篡改,安全系数较高,同时,标签具有EAS防盗功能,电子标签与门型通道天线相互配合协同合作,若是发生非法取走问题则会自动报警提示,有效防止高校档案的丢失。

(二)RFID技术在高校档案管理中的应用

1.档案入档。采用RFID技术进行高校档案管理,可以极大地简化档案编目、查阅、管理等流程的复杂度,在档案正式归档之前,档案管理人员可以根据档案的内容对档案进行编目分类,并针对各个档案文件生成一个唯一标识的RFID电子标签,将其粘贴附着在相应的档案文件上。在文件归档时,只需输入该档案文件所对应的电子标签,即可准确快速地实现文件归档工作。

2.档案借阅与归还。在档案查询借阅时,档案管理人员可以直接从档案管理系统中根据相应的筛选信息进行查询检索,即可快速准确地查询到所要查询档案的唯一电子标签,电子标签中存储的信息通过中央服务器传送到中央数据库进行信息核对,若是信息核对无误,系统则发出调阅指令,根据唯一的RFID电子标签查询到所要查阅档案的实际存放档案架位置以及格子定位,大大节省了档案管理人员调阅档案的时耗。当档案管理人员在处理档案归还事务时,首先对档案文件上附加的电子标签进行扫描,获得该档案的文件名称、分类編号、存放位置、借阅时间、归还时间、借阅者相关信息等,在核对无误的情况下,则根据系统查询出的存放位置将档案依旧归档于相应位置的档案架与格子上,避免了档案归档的无序现象,减少人工操作带来的排架失误等问题。

3.档案安全防护。安全防护是档案管理的重要环节,在采用RFID技术进行档案管理时,RFID系统会将档案文件的相应参数如页码、长宽、重量等一并存储到中央数据库中,无论是在档案借阅还是归还阶段,RFID的阅读器都会在适度区域内捕捉到档案文件的相关信息,并将这些信息与中央数据库中的相关信息进行匹配检测,若是发现页码有缺损或者重量变化较大,RFID系统则会发出报警提示,从档案本身特质出发实现档案管理安全的有效防护。

四、结语

RFID技术通过在目标对象的表面或内部附加上一个唯一标识该目标对象的电子标签,当目标对象靠近RFID专用阅读器的适度区域时,阅读器就会在不接触目标对象的前提下向电子标签发送射频信号,并接收电子标签中对象信息,是一种非接触式数据采集技术,且具有安全系数高、存储空间大、体积小、处理效率高等优势,在高校档案管理中具有较广的应用场景与应用优势。